INDICAZIONI
PER
LA CORRETTA EMISSIONE
DELLE FATTURE ELETTRONICHE
1. IMPOSTAZIONI E AUTOMATISMI
Per procedere alla creazione dei file XML da inviare al Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate, sono necessarie alcune integrazioni da operare sull’Anagrafica ditta, sulle eventuali Esenzione, sull’Anagrafica dei Clienti e sui Pagamenti.
1.1 ANAGRAFICA DITTA
È stata predisposta una scheda specifica con le integrazioni
come spiegato al punto 4.24.2.
Integrazioni
Fatturazione Elettronica del manuale di configurazione al
quale si prega eventualmente di fare riferimento 
.
1.2 CODICI ESENZIONE IVA
In caso di gestione di beni o
servizi senza applicazione dell'IVA è necessario classificare
correttamente i codici esenzioni come spiegato al punto 4.2.
ESENZIONI
IVA del
manuale di configurazione al quale si prega eventualmente di fare
riferimento .
1.3 ANAGRAFICA DEI CLIENTI
Sull'anagrafica dei clienti è necessario controllare la correttezza della "Denominazione" o "Nome" e "Cognome" del cliente in quanto saranno i dati utilizzata nella creazione del file XML in luogo della "Ragione sociale" utilizzata per la contabilità e il magazzino.
Per maggiori informazioni si prega
di consultare il punto 4.17.1.
Scheda
Indirizzo del manuale di configurazione .
È Inoltre necessario verificare
l'impostazione del "Codice univoco ufficio" per gli Enti oppure il
"Codice destinatario" per gli altri clienti come spiegato al
punto 4.17.5.
Scheda
Automatismi del
manuale
di configurazione al quale si prega eventualmente di fare
riferimento
1.4 PAGAMENTI
Nella parte inferiore dei pagamenti è presente una sezione dedicata al collegamento di queste informazioni con le regole della fatturazione elettronica,
Per maggiori informazioni si prega di consultare il punto 4.8.
PAGAMENTI del manuale di configurazione al quale si prega
eventualmente di fare riferimento .
1.5 AUTOMATISMI FATTURAZIONE
Per semplificare l'introduzione delle fatture elettroniche conviene impostare nella scheda "Generale" degli "Automatismi della fatturazione" i campi che la riguardano.
Per maggiori informazioni si prega di consultare il punto 4.13.1. Scheda Generale del manuale di configurazione al quale si prega eventualmente di fare riferimento
. Se necessario creare e impostare delle causali specifiche si
prega di consultare il punto 4.5.
CAUSALI
CONTABILI del manuale di configurazione al quale si prega
eventualmente di fare riferimento .
2. EMISSIONE DELLA FATTURA
L’emissione delle fatture si ottiene con le modalità descritte al punto 5.1. FATTURE nello specifico manuale della fatturazione.2.1 DATI GENERALI
La filosofia del procedimento non contempla logicamente la “lettura umana” delle informazioni e la struttura del sistema obbliga a integrare l’attuale modalità per riportare alcune informazioni relative, per esempio, al numero e alla data del documento di trasporto (D.d.T) nel caso di fattura differita, oppure al numero e alla data dell’Ordine di acquisto, al Codice Identificativo Gara, ecc.
2.1.1 Codici
jolly
Per non sconvolgere il programma di fatturazione
tradizionale, la compilazione dei campi relativi al blocco dei
dati generali, ove possibile, si ottiene con l'utilizzo di
codici "Jolly" e l'indicazione dei valori sulla descrizione
dell'articolo con l'utilizzo di eventuali separatori.
I codici Jolly possono essere preventivamente
inseriti come spiegato al punto 4.21.
ARTICOLI del manuale di configurazione al quale si prega
eventualmente di fare riferimento ..
2.1.1.1 CAU (Causale)
Per esempio,
per inserire il dato con ID 2.1.1.11 e Tag XML
<Causale>
relativo alla "causale
del
documento" bisogna utilizzare il
codice Jolly
"CAU" e
nella descrizione indicare il
contenuto. A tal proposito, essendo, in VisualGest, limitata a
60
caratteri la sua lunghezza,
compilare,
eventualmente, una seconda riga della fattura sempre con il
codice jolly "CAU" e il resto della descrizione come
nell'immagine
che segue:
2.1.1.2 DDT (D.d.T.)
Nel
caso
di fattura differita, per quanto riguarda i riferimenti del
D.d.T., il programma ne intercetta automaticamente il numero e la
data, dal riferimento indicato nella descrizione sulle righe della
fattura. Tuttavia, in caso di mancanza del D.d.T., in alternativa,
si può utilizzare il codice Jolly di magazzino "DDT" nella
descrizione del quale va indicato il numero del DdT e la sua data
(nel formato GG/MM/AAAA), separati da una virgola.
Quindi,
per esempio, per indicare il DdT n. 125 del 6 giugno 2014,
compilare la prima riga della fattura come nell'immagine che
segue:
2.1.1.3 DOA (Dati Ordine
Acquisto), DCT (Contratto), DCV (Convenzione) e DRC (Ricezione),
Per emettere
fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione è
necessario indicare eventuali codici CUP e/o CIG la cui
valorizzazione è necessaria al fine di consentire un
collegamento con il processo di approvvigionamento e, di
conseguenza, la possibile dematerializzazione del ciclo
passivo. Tali informazioni non sono obbligatorie per la
validità formale della fattura elettronica ma la loro
definizione nel rapporto contrattuale è fortemente consigliata
in quanto la loro valorizzazione è propedeutica alla
dematerializzazione del ciclo passivo delle amministrazioni
oppure è richiesta dall’obbligo di tracciabilità dei flussi
finanziari. (Art. 3 e 6
della Legge 13 agosto 2010, n. 136 e art. 6 della Legge 17
dicembre 2010, n. 217 di conversione, con modificazioni, del
decreto-legge 12 novembre 2010, n. 187.)
Questi dati possono essere gestiti con la tecnica dei codici
jolly di magazzino come nella seguente tabella:
| Blocco di Dati | Oggetto | Codice Jolly |
|---|---|---|
| <DatiOrdineAcquisto> | Dati relativi all’ordine di acquisto dal quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura. | DOA |
| <DatiContratto> | Dati relativi al contratto dal quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura | DCT |
| <DatiConvenzione> | Dati relativi alla convenzione dalla quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura | DCV |
| <DatiRicezione> | Dati relativi alla ricezione dei beni/servizi oggetto del documento fattura. | DRC |
Per ognuno
di questi "blocchi di dati" deve essere utilizzata una
riga della fattura con il codice jolly relativo al blocco
stesso, indicando nella descrizione della riga della fattura,
il numero e la data (nel formato
GG/MM/AAAA) separati da virgola.
In mancanza della data indicare soltanto il numero.
2.1.1.4 CCC, CUP e CIG
Sulle righe
immediatamente successive a quella relativa al particolare
tipo di "blocco di dati", sempre con l'utilizzo di codici
jolly, possono essere indicati gli eventuali dati relativi ai
codici CCC (Codice della Commessa
o della Convenzione),
CUP (Codice Unitario
Progetto) e/o CIG (Codice Identificativo
Gara), come schematizzato nella seguente tabella:
| Dato | Oggetto | Codice Jolly |
|---|---|---|
| <CodiceCommessaConvenzione> | Codice della Commessa o della Convenzione | CCC |
| <CodiceCUP> | Codice Unitario Progetto | CUP |
| <CodiceCIG>
|
Codice Identificativo Gara | CIG |
Attenzione: la procedura di controllo del Sistema d'interscambio considera questi tre dati come dipendenze dei "blocchi di dati" pertanto non può essere indicato il codice "CCC" o "CUP" o "CIG" orfano di un codice "Blocco di Dati".
Per esempio, per indicare i dati relativi all’ordine n. 14025C del 31 dicembre 2014 al quale è stato assegnato il CUP 18000010004 e il CIG Z5C0BF8D73 vanno utilizzate 3 righe, all’inizio della fattura, come nella seguente immagine:
2.1.1.5 DFC (Dati Fatture
Collegate) e SAL (Stato Avanzamento Lavori)
Relativamente
ai
<DatiGenerali> della fattura elettronica sono previsti
anche altri codici Jolly per i tag
<DatiFattureCollegate> (Dati relativi alla fattura
alla quale si collega il documento in oggetto) e
<DatiSAL> (Dati relativi ai casi di fattura per
stato di avanzamento lavori) come nella seguente tabella:
| TAG XML |
Oggetto | Codice Jolly |
|---|---|---|
| <DatiFattureCollegate> | Dati relativi alla fattura alla quale si collega il documento in oggetto | DFC |
| <DatiSAL> | Dati
relativi
ai casi di fattura per stato di avanzamento lavori (Numero della fase dello stato di avanzamento cui il documento si riferisce) |
SAL |
Per il
codice Jolly DFC,
utilizzare una riga all’inizio della fattura, indicando nella
descrizione il numero del documento collegato e la sua data
nel formato GG/MM/AAAA) separati da una virgola. Il
numero della fase dello stato di avanzamento cui il documento
si riferisce.
2.1.1.6 RAC (Riferimento
Amministrazione)
Per
particolari richieste o esigenze dei clienti ai fini
amministrativo-contabili, è previsto anche il codice jolly "RAC" per il TAG 1.2.6
<RiferimentoAmministrazione> con descrizione libera.
2.1.1.7 INTENTO (Dati del protocollo della Dichiarazione d'Intento)
Per
l'indicazione dei riferimenti della dichiarazione d'intento,
nel caso di vendite a esportatori abituali, si possono
utilizzare i campi presenti nell'anagrafica del cliente (vedi
punto 4.17.5.
Scheda
Automatismi del
manuale
di configurazione al quale si prega eventualmente di fare
riferimento ) oppure utilizzare il
codice jolly "INTENTO"
con la descrizione della riga che riporta il numero completo
del protocollo e la data (nel formato GG/MM/AAAA) separati da
una virgola, come nell'immagine che segue:
Il codice jolly INTENTO può essere usato anche per
l'utilizzo di due o più protocolli all'interno della stessa
fattura. La presenza del codice INTENTO in una riga della
fattura sostituisce i dati prelevati dagli automatismi
dell'anagrafica (o da una precedente riga "INTENTO" con i
riferimenti di protocollo e data del nuovo jolly.
N.B. I riferimenti della Dichiarazione
d'Intento, indipendentemente dalla loro origine (Anagrafica
Cliente o Codice Jolly) vengono applicati unicamente alle
righe della fattura la cui "Natura" dell'esenzione è
classificata come N3.5 (non imponibili - a seguito di
dichiarazioni d'intento).
Per maggiori informazioni a riguardo
consultare il punto 4.2
ESENZIONI IVA del manuale di configurazione al quale si
prega eventualmente di fare riferimento .
2.2
DATI
RELATIVI AI BENI E/O SERVIZI
Per quanto riguarda i beni e i servizi indicati nei dettagli della nuova fattura, devono essere obbligatoriamente rispettate alcune indicazioni per evitare messaggi di errore nella creazione del file XML da parte di VisualGest o da parte del portale oppure "scarti" del file da parte dell'Agenzia delle Entrate.
2.2.1 Utilizzo di caratteri speciali
Alcuni caratteri normalmente utilizzati per la fatturazione cartacea non sono accettati nel file XML della fattura elettronica. Il caso più eclatante è il simbolo dell'Euro (€) che non può essere utilizzato nel corpo della fattura ma deve essere sostituito con una "E" oppure la parola "Euro" per esteso.
Problemi possono essere generati da una serie di altri caratteri proibiti o nascosti.
Alcuni caratteri proibiti sono presenti sulla tastiera, per esempio: < (minore) e > (maggiore); altri potrebbero essere causati dall'inserimento della descrizione delle righe copiandole dal web o da una e-mail. Per esempio: ” (virgolette) e ‘ (apostrofo) spesso presenti nei testi HTML del web, devono essere sostituiti con " e ' digitandoli sulla tastiera, la differenza si nota per l'inclinazione dei caratteri web rispetto a quelli digitati da tastiera.
Per i caratteri nascosti l'impresa è più ardua e se non si riesce ad identificare il carattere con specifici editor (per esempio Notepad++) non rimane che riscrivere la descrizione della riga con la tastiera.
2.2.2 Presenza di più codici IVA e/o esenzione
In caso di presenza, nel corpo della fattura, di più codici IVA e/o esenzione è necessario che almeno una riga di ogni codice o esenzione sia valorizzata anche con quantità e prezzo.
Per esempio, se in una fattura le righe con l'importo vengono valorizzate esenti per qualsiasi motivo e le altre righe rimangono con IVA Normale, la situazione genera una incongruenza segnalata da VisualGest per ovviare allo scarto da parte dell'Agenzia delle Entrate.
2.2.3 Quantità negative
Non è ammesso l'utilizzo di quantità negative. Per stornare un
valore (per esempio uno sconto incondizionato oppure di una
fattura d'acconto) va indicato negativo l'importo.
2.2.4 Importi su
righe senza quantità e/o senza descrizione
Non è ammesso indicare l'importo di un bene o servizio (per esempio come totale alla fine di una serie di righe descrittive) senza la quantità e senza la descrizione.
2.2.5 Codice articolo sul file XML
Se non si desidera che il codice articolo indicato sulla fattura venga riportato anche sul file XML (Tag 2.2.1.3 <CodiceArticolo>) è stato predisposto uno specifico "flag" da togliere sugli automatismi di magazzino.
2.3 NOTE D'ACCREDITO
L’emissione di eventuali Note di credito elettroniche si ottiene con le modalità descritte al punto 5.2. NOTE D'ACCREDITO nello specifico manuale della fatturazione
.Gli importi vanno indicati con valore positivo in quanto è lo specifico tipo documento (TD04) che determina la valenza negativa dell'operazione
Per l'indicazione del riferimento alla fattura cui l'accredito eventualmente si riferisce si raccomanda l'utilizzo del codice jolly "DFC".
2.4 AUTOFATTURE
L’emissione di Autofatture elettroniche si ottiene con le modalità descritte al punto 5.3. AUTOFATTURE nello specifico manuale della fatturazione
.Per l'indicazione del riferimento alla fattura del fornitore si raccomanda l'utilizzo del codice jolly "DFC"
Si ricorda anche la possibilità di utilizzare eventuali codici
IVA specifici per distinguere nei progressivi IVA varie tipologie
di inversione contabile.
L'Agenzia delle Entrate non ha previsto un Tipo Documento
specifico per le "Auto Note di Credito", per lo storno di una
Autofattura si deve inserire una ulteriore autofattura con gli
stessi dati di quella originamela con importi
negativi,
2.5 FATTURE DA DDT
L’emissione di fatture elettroniche da DdT si ottiene con le modalità descritte al punto 6.1. FATTURE DA DDT nello specifico manuale della fatturazione
.L'indicazione dei riferimenti dei DdT nella fattura elettronica segue una logica particolare che prevede l'indicazione del nr. dei DdT e delle righe del corpo cui si riferiscono in uno specifico blocco di dati.
Questa operazione avviene automaticamente a condizione che il riferimento del DdT sulla riga della fattura sia scritto rispettando la seguente specifica sintassi: "D.d.T. nr. " seguito dal numero del DdT seguito dalla data nel formato GG/MM/AAAA ovvero la sintassi con cui i DdT vengono automaticamente inseriti nella fattura dal programma di fatturazione da DdT.
In caso di inserimento manuale dei riferimenti dei DdT sul corpo della fattura si deve indicare nella corretta sintassi appena descritta oppure ricorrere al codice jolly "DDT" descritto al punto 2.1.2 Codici jolly di questa guida.
2.6 FATTURE DA ORDINI
L’emissione di fatture elettroniche da Ordini si ottiene con le modalità descritte al punto 6.2. FATTURE DA ORDINI nello specifico manuale della fatturazione
.3. CREAZIONE DEI FILE XML
La creazione dei file XML delle fatture elettroniche si può ottenere con 2 modalità:
-
direttamente dall'introduzione della fattura con lo specifico gruppo "Opzioni XML" presente sul piede della maschera (vedi punto "OPZIONI XML" del manuale di fatturazione);
-
con la scelta "Stampa fatture" dal menu gestionale (vedi punto 7.1. STAMPA FATTURE del manuale di fatturazione) .
|
|
|
| Introduzione fatture |
Stampa fatture |
Indipendentemente dalla modalità scelta, i file vengono salvati
automaticamente nella cartella stabilita nell'impostazione
dell'anagrafica ditta (vedi punto 4.24
Anagrafica
ditta del Manuale
di configurazione al quale si prega di fare riferimento.) con possibilità di accedere
alla cartella rispondendo affermativamente alla specifica
richiesta.
In alternativa, se impostato negli automatismi è possibile "Creare e inviare PEC" al SDI con allegato il file XML.
Struttura e la numerazione dei file XML è imposta dalle specifiche dell'Agenzia delle entrate e a questa bisogna attenersi se l'invio avviene tramite PEC o caricamento sul portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate.
Avvalendosi dei servizi messi a disposizione dai portali a pagamento (Aruba, TS Digital, Zucchetti, ecc.) i file possono invece avere una numerazione personalizzata che consente a VisualGest di nominare il file XML con un suffisso che ne identifichi l'anno seguito dall'eventuale lettera identificativa, seguita dal numero del documento.
Per questa impostazione si prega di consultare il punto 4.13.1.
Scheda
Generale degli automatismi della fatturazione nel manuale di
configurazione .
Si ricorda che nel caso di emissione di fatture alla Pubblica Amministrazione da inviare via PEC o caricare sul portale dell'Agenzia delle Entrate, queste devono essere preventivamente firmate digitalmente con programmi di “Firma digitale” che aggiungano il suffisso ".p7m" al nome del file; il file da inviare non è l’XML originale generato da VisualGest ma il file (.xml.p7m) generato dal programma di “Firma” digitale.
4. TABELLA RIASSUNTIVA CODICI “JOLLY”
In ordine alfabetico:| Codice Jolly | Descrizione | Blocco di Dati o TAG XML |
Oggetto |
|---|---|---|---|
|
CAU |
Tutta la descrizione |
<Causale> |
Descrizione della causale del documento |
|
CCC |
Tutta la descrizione |
<CodiceCommessaConvenzione> |
Codice
della Commessa o
della Convenzione |
|
CIG
|
Max. 15 caratteri |
<CodiceCIG> |
Codice
Identificativo Gara |
|
CUP |
Max. 15 caratteri |
<CodiceCUP> |
Codice
Unitario Progetto |
|
DCT |
Numero,Data |
<DatiContratto> |
Dati relativi al contratto dal quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura |
|
DCV |
Numero,Data |
<DatiConvenzione> |
Dati relativi alla convenzione dalla quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura |
|
DDT |
Numero,Data |
<DatiDDT> |
Dati relativi al DdT se gestito manualmente |
|
|
Numero,Data |
<DatiFattureCollegate> |
Dati relativi alla fattura alla quale si collega il documento in oggetto |
|
DOA |
Numero,Data |
<DatiOrdineAcquisto> |
Dati
relativi all’ordine di
acquisto dal quale
scaturisce la
cessione/prestazione oggetto del documento fattura.
(Obbligatorio in caso
di CCC e/o CUP e/o CIG) |
|
DRC |
Numero,Data |
<DatiRicezione> |
Dati relativi alla ricezione dei beni/servizi oggetto del documento fattura. |
|
INTENTO |
Numero,Data |
<AltriDatiGestionali> |
Blocco che consente di agli utenti di inserire, con riferimento ad una linea di dettaglio, informazioni utili ai fini amministrativi, gestionali etc. |
|
RAC |
Tutta la descrizione |
<RiferimentoAmministazione> |
Codice identificativo del cedente / prestatore ai fini amministrativo-contabili |
|
|
Numero |
<DatiSAL> |
Dati relativi ai casi di fattura per stato di avanzamento lavori. Numero della Fase dello stato di avanzamento cui il documento si riferisce |
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